Coleg y Cymoedd aborda el desafío del aprendizaje de la IA con una estrategia de transformación digital gradual para toda la institución

Visión general

Coleg y Cymoedd, un centro de educación superior que presta servicios a comunidades de los valles del sur de Gales, se asoció con LearnWise AI para abordar lo que su director de transformación digital describió como «el terrible problema de la IA y el aprendizaje»: los alumnos ya utilizaban herramientas de IA de consumo descontroladas fuera de la institución y recibían respuestas genéricas o alucinadas sin alinear los planes de estudio, sin visibilidad del profesorado ni establecido un marco de gobierno. Durante tres años, la universidad creó una respuesta escalonada y basada en estrategias que situó a la IA en el centro de su programa de transformación digital.

Contexto y desafío

Coleg y Cymoedd atiende a más de 10 000 alumnos al año en más de 15 áreas curriculares vocacionales y cuatro campus, ubicados en comunidades con altos índices de privación en los antiguos valles mineros de Gales del Sur. La universidad había identificado la transformación digital como una prioridad estratégica, pero la rápida proliferación de herramientas de inteligencia artificial para los consumidores creó un desafío urgente y específico que no podía abordarse únicamente a través de declaraciones políticas.

El desafío principal era multifacético:

• Los estudiantes tenían acceso a Microsoft Copilot, pero también utilizaban herramientas de chat de IA sin barreras institucionales, y a menudo recibían información incorrecta o alucinante sin relación con el contenido del curso.
• Las herramientas genéricas de IA se diseñaron para dar respuestas instantáneas, no para apoyar el aprendizaje, evitando la fricción productiva y la creación de resiliencia que requiere una educación eficaz.
• Los tutores no tenían ninguna visibilidad de lo que las herramientas de IA externas les decían a los alumnos, y no había alineación entre las respuestas generadas por la IA y los materiales curriculares, los marcos de evaluación o las políticas institucionales.
• La adopción de la IA en la universidad fue aislada, y los miembros individuales del personal experimentaron de forma independiente con herramientas como Microsoft Copilot, lo que provocó un uso fragmentado y experiencias de aprendizaje inconsistentes.
• Los sistemas heredados en más de 15 áreas vocacionales y cuatro campus crearon una complejidad significativa para cualquier programa coordinado de cambio digital.

La universidad necesitaba una solución que pudiera llevar la IA al entorno de aprendizaje de una manera controlada y alineada con el plan de estudios, dando visibilidad a los tutores, manteniendo la gobernanza institucional y complementando, en lugar de reemplazar, el rol del profesor.

Solución

Coleg y Cymoedd comenzó su andadura en materia de IA entre 2023 y 2024 con el desarrollo de una estrategia de IA, la formación de sensibilización del personal y el lanzamiento de un proyecto de contratación de alumnos asistido por IA. Al año siguiente, la universidad amplió su despliegue para incluir la formación de Microsoft Copilot para el personal y los alumnos y, lo que es más importante, implementó el programa LearnWise AI Student Tutor, al que denominaron Sidekick, que se integró directamente en Microsoft Teams (curso 2024-25).

Sidekick se diseñó específicamente para abordar el difícil problema de la IA y el aprendizaje: en lugar de proporcionar respuestas directas, utiliza comportamientos de IA que guían a los alumnos hacia la comprensión,

redirigir las consultas a los recursos del curso y a una reflexión más profunda. Los tutores mantienen una visibilidad total de las interacciones de los alumnos a través del entorno de Teams, y los conocimientos disponibles para cada alumno se controlan curso por curso.

Entre 2025 y 2026, la universidad lanzó ARNY 2.0 con capacidades ampliadas, inició un proyecto de migración de datos de IA y comenzó a planificar la siguiente fase de implementación, que incluyó un asistente de personal de LearnWise con capacidades de retroalimentación y calificación de IA, funcionalidad de voz en galés para todos los asistentes e integración con el sistema de información para estudiantes de la universidad (Tribal EBS).

Componentes clave de la implementación

• Asistente de reclutamiento de IA: Un asistente con tecnología de LearnWise que proporciona a los futuros alumnos información precisa y accesible sobre los cursos y la inscripción, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y capaz de gestionar consultas en varios idiomas.
• Sidekick - Tutor de estudiantes de IA: Se integró directamente en Microsoft Teams para ofrecer soporte de tutoría alineado con el plan de estudios dentro de la plataforma que los alumnos usan a diario. Sidekick está diseñado para facilitar el aprendizaje, no para abreviarlo, para guiar a los alumnos hacia la comprensión y para que los tutores sepan cómo interactúan los alumnos con el contenido fuera del horario de contacto.
• Control y visibilidad del profesorado: Los tutores supervisan por completo los conocimientos asignados a Sidekick en cada equipo del curso, lo que significa que la IA solo puede basarse en los materiales que el tutor haya aprobado. Los patrones de interacción de los alumnos son visibles a través del panel de control, lo que permite diseñar los cursos con base empírica e intervenir de forma temprana.
• Implementación gradual del plan de estudios: La adopción siguió un modelo estructurado de tres pasos: el uso fundamental de Teams, la integración de Sidekick para el aprendizaje y la revisión y la evaluación y comentarios avanzados de la IA, con campeones curriculares integrados en cada área para impulsar la adopción.
• Estrategia de IA de cuatro pilares: La estrategia de IA de la universidad se basó en la gobernanza, el desarrollo del personal, la participación de los alumnos y la innovación, garantizando que el despliegue de la tecnología se mantuviera anclado en la responsabilidad institucional y el valor educativo genuino.

Casos de uso

Las herramientas de LearnWise han ayudado a Coleg y Cymoedd en varias áreas:

• ARNY gestiona las consultas de los futuros alumnos, lo que reduce la presión sobre los equipos de contratación y admisión y, al mismo tiempo, proporciona información coherente y precisa en cualquier momento del día.
• Tutoría alineada con el plan de estudios a través de AI Student Tutor (Sidekick), que permite a los alumnos explorar el contenido del curso, prepararse para las evaluaciones y revisar de forma independiente dentro de su entorno de cursos de Microsoft Teams.
• Apoyo a la productividad del personal y al desarrollo profesional, con un asistente del personal de LearnWise en la planificación para ayudar a los empleados a acceder a las políticas de seguros generales, los marcos de CPD y la orientación institucional.
• Preparación y bienestar de los alumnos, con planes futuros para integrar el apoyo al bienestar a través de ARNY y conectar la plataforma al sistema de información para estudiantes de la universidad.

Resultados

Los primeros resultados del despliegue de AI Student Tutor Sidekick reflejan un fuerte compromiso con la plataforma en la fase piloto.

La universidad registró 857 conversaciones con 273 usuarios únicos, lo que generó 4.540 respuestas de IA a la vez Tasa de resolución del 100%. Los estudiantes promediaron 3,1 conversaciones por usuario y 5,3 respuestas por conversación. Se produjeron interacciones en 7 idiomas - reflejando tanto la diversidad de la comunidad de estudiantes de la universidad como la ventaja de accesibilidad de un asistente de IA siempre activo.

Los resultados más amplios de la asociación de tres años con LearnWise incluyen:

• Entorno de IA controlado: Los estudiantes ahora tienen acceso a una herramienta de inteligencia artificial aprobada y alineada con el plan de estudios dentro de su plataforma de aprendizaje existente, lo que reduce significativamente la dependencia de herramientas externas no controladas.
• Empoderamiento del profesorado: Los tutores han pasado de no tener visibilidad sobre el uso de la IA por parte de los alumnos a ser capaces de supervisar los patrones de interacción, con un control del conocimiento a nivel del curso que apoya directamente una integración de la IA responsable y pedagógicamente sólida.
• Impulso institucional: Un año después del inicio de su asociación con LearnWise, la universidad había lanzado 2 asistentes, completado 2 proyectos piloto y planificado 2 proyectos adicionales para el final del año académico 2025/26.
• Catalizador de transformación digital: Las capacidades ampliadas de ARNY 2.0 se han convertido en un catalizador para la transformación digital en todos los departamentos orientados a los alumnos, lo que fomenta un enfoque conjunto de la IA en todos los sistemas y servicios de la universidad.

Valor estratégico

La trayectoria de Coleg y Cymoedd ofrece un modelo convincente para las universidades de educación superior que buscan adoptar la IA en entornos complejos de varios campus con diversos programas vocacionales. Para instituciones que buscan:

• Incorporar la IA de los alumnos a la institución y alinearla con el contenido curricular y los marcos de evaluación,
• Brinde a los tutores una visibilidad y un control significativos sobre la forma en que la IA apoya a sus alumnos,
• Desarrolle la capacidad de IA de forma gradual en una gran cantidad de áreas curriculares sin abrumar al personal,
• Utilice la IA como catalizador para una transformación digital más amplia en todos los servicios orientados a los alumnos.

El despliegue de Coleg y Cymoedd demuestra que un enfoque gradual y basado en estrategias (que comience con una visión institucional clara, fomente la confianza del profesorado mediante la promoción de la formación y el plan de estudios y amplíe los casos de uso de forma iterativa) puede lograr un cambio significativo y sostenible en un solo año académico.