Die KI-gestützte Unterstützung des South Staffordshire College für Personalentwicklung und Wissenszugang

Mitarbeiterunterstützung mit ethischer KI neu denken

Das South Staffordshire College ist eine zukunftsorientierte Einrichtung mit Sitz in Staffordshire, Großbritannien, die für ihr Engagement für die digitale Transformation im Bereich Lehren und Lernen bekannt ist. Nachdem das College bereits erfolgreich KI für die Einbindung von Studenten eingesetzt hatte, arbeitete es mit LearnWise zusammen, um KI zur Unterstützung der Personalentwicklung und des Wissenszugangs einzusetzen.  

Angesichts der zunehmenden Bedeutung, die der beruflichen Weiterbildung im Bildungswesen in Großbritannien beigemessen wird, sah das College die Möglichkeit, den Zugang zu internem Wissen, Richtlinien und institutionellen Verfahren für Lehrkräfte und Verwaltungsangestellte zu optimieren. Durch die Implementierung des LearnWise KI-Assistenten unterstützte das South Staffordshire College seine Mitarbeiter dabei, zeitnahe Antworten auf komplexe Fragen zu erhalten, was zur Verbesserung der Effizienz, zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands und zur Vereinheitlichung der Ressourcen beitrug.

Die Herausforderung: Komplexe Politiken und institutionelles Wissen

Für die Mitarbeiter des South Staffordshire College ist CPD nicht nur ein bewährtes Verfahren, sondern der Schlüssel zu einer Kultur der kontinuierlichen beruflichen Entwicklung. Fakultäts- und Verwaltungsteams bilden sich ständig weiter, aktualisieren Lehrpläne und implementieren neue Prozesse, die mit den Vorschriften der britischen Regierung übereinstimmen. Vor diesem Projekt war das institutionelle Wissen über mehrere SharePoint-Ordner, PDF-Dokumente und Leitfäden verstreut, so dass es für die Mitarbeiter schwierig war, schnell vertrauenswürdige Antworten zu finden.

South Staffordshire benötigt:

• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Navigation in Hunderten von internen Dokumenten
• Zentraler Zugriff auf aktualisierte Richtlinien, bewährte CPD-Verfahren und interne Leitfäden
• Ein stets verfügbarer Assistent, der abteilungsübergreifend arbeitet
• Eine skalierbare, ethisch vertretbare KI, die mit der digitalen Mission des Unternehmens übereinstimmt

Die Reise zur Implementierung: LearnWise AI als Wissensassistent für die Mitarbeiter

Anfang 2024 setzte das South Staffordshire College LearnWise AI als Wissensassistenten für die Mitarbeiter ein, extern bekannt als B.I.T.SyBot (Best Ideas to Share Bot), der speziell zur Unterstützung der Weiterbildung und des institutionellen Bewusstseins entwickelt wurde. Der KI-Assistent wurde direkt in die bestehende SharePoint-Umgebung des Colleges integriert, in der sich die meisten Richtlinienunterlagen, Best-Practice-Workflows und Schulungsmaterialien befinden.

Durch die Indizierung und das Verständnis der in SharePoint gespeicherten Inhalte ermöglichte der Bot den Mitarbeitern, komplexe Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und genaue, zeitnahe und kontextbezogene Antworten zu erhalten. Ein Beispiel:

• "Wie ist das richtige Verfahren für die Beantragung einer Unterrichtsbeobachtung?"
• "Wo finde ich die Richtlinie für die digitale Zugänglichkeit von Studenten?"
• "Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind in diesem Semester für nebenberufliche Dozenten erforderlich?"

Das bedeutete, dass die Mitarbeiter nicht mehr in Ordnern wühlen oder Kollegen nach Informationen fragen mussten, da der Bot als einheitliche Wissensplattform diente. 

Momentaufnahme der Leistung (Januar-März 2025)

Tiefe Integration mit SharePoint für intelligentes Wissensmanagement

Der Schlüssel zum Erfolg war in diesem Fall nicht nur die KI, sondern die Integration. B.I.T.SyBot wurde so konfiguriert, dass er sich direkt mit der SharePoint-Struktur der Hochschule verbindet und Schlüsselbereiche wie z. B.:

• Fortbildungsmaßnahmen und jährliche Fortbildungsanforderungen
• Verfahren zum Schutz der Privatsphäre und Leitlinien für die Berichterstattung
• Handbücher für das Personal und akademische Terminkalender
• Dokumentation der digitalen Lernmittel
• Zugänglichkeitsstandards und Rahmen für die Einhaltung von Vorschriften

Anstatt SharePoint als statischen Dokumentenspeicher zu behandeln, verwandelte LearnWise es in eine dynamische, durchsuchbare und dialogfähige Ressource, auf die jederzeit und von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann.

Die Mitarbeiter konnten Fragen stellen, ohne wissen zu müssen, wo ein Dokument gespeichert war, wie es hieß oder wer es geschrieben hatte. Der KI-Assistent verstand die Absicht und lieferte spezifische Antworten oder verlinkte auf den entsprechenden Abschnitt innerhalb eines Dokuments.

Wichtigste Erkenntnisse und Lehren aus den Erfahrungen

1. Hohes Engagement für eine Einführung nur für Mitarbeiter

Die Nutzungsraten von B.I.T.SyBot waren extrem hoch: In nur 90 Tagen initiierten die Mitarbeiter durchschnittlich 8,7 Konversationen pro Nutzer - ein Zeichen für hohes Interesse und praktischen Nutzen.

Die Integration von Learnwise AI in unsere Systeme am South Staffs College verlief bemerkenswert reibungslos und effizient. Das Projekt wurde dank der außergewöhnlichen Unterstützung von Learnwise mit Leichtigkeit umgesetzt, was sie zu einem der besten Partner für die digitale Einführung macht, mit denen ich je gearbeitet habe. Die KI hat unsere CPD-Sharepoint-Navigation erheblich verbessert und macht sie sowohl für neue als auch für erfahrene Mitarbeiter intuitiver und benutzerfreundlicher.
- Jake Owen, Techniker für digitale Unterstützung

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2. Shortcut-Tasten für bessere Gewohnheiten

Mit 93 Tastenkombinationen konnten die Mitarbeiter häufig strukturierte Gesprächseinstiege wie "CPD-Anforderungen", "Sicherheitsmaßnahmen" und "Wie kann ich IT-Support anfordern" nutzen.

3. KI-Genauigkeit stärkte das Vertrauen der Mitarbeiter

Mit einer Lösungsquote von 96,8 % und über 80 % positivem Feedback auf die Antworten vertrauten die Mitarbeiter darauf, dass der Assistent genaue, relevante Informationen ohne Eskalation liefert.

4. Zeitersparnis in allen Abteilungen

B.I.T.SyBot löste Hunderte von Anfragen selbstständig und reduzierte so E-Mail-Ketten und Folgeanrufe, so dass Manager, IT-Support-Teams und die Personalabteilung mehr Zeit hatten.

Die Integration des LearnWise AI Bot in unsere B.I.T.S CPD-Website hat sowohl für neue als auch für bestehende Mitarbeiter einen entscheidenden Unterschied gemacht. Das Projekt war unglaublich einfach zu realisieren, dank der nahtlosen Unterstützung von LearnWise, einem der besten Partner, mit denen ich je bei der digitalen Einführung zusammengearbeitet habe. Der KI-Bot hat die Navigation auf unserer CPD-Website erheblich verbessert und sie intuitiver und benutzerfreundlicher gemacht. Der Austausch von Best Practices auf dem Jisc Digifest hat die positiven Auswirkungen dieser Integration auf unser College deutlich gemacht.
- Steve Wileman, Leiter für digitales Lernen

Eine neue Ära der institutionellen Intelligenz

Das South Staffordshire College ist führend in der Anwendung von KI über den Bereich der Studenten hinaus. Durch den Einsatz von LearnWise AI als Wissensassistent für die Mitarbeiter hat das College den Informationszugang optimiert, die berufliche Entwicklung verbessert und den vollen Wert seiner SharePoint-Wissensdatenbank erschlossen.

In einem Umfeld, in dem Weiterbildung und digitale Transformation von entscheidender Bedeutung sind, hat sich der B.I.T.SyBot als mehr als nur ein Chatbot erwiesen - er wurde zu einem strategischen Aktivposten für den institutionellen Erfolg.

Da das College die Rolle des Assistenten erweitern möchte, um mehr Automatisierung, Analyse und Personalisierung zu ermöglichen, ist der Einsatz von KI zur ethischen und praktischen Unterstützung der Mitarbeiter ein Vorbild für Weiterbildungseinrichtungen in ganz Großbritannien.

Was kommt als Nächstes? Zukünftige Expansionsmöglichkeiten

Während sich die derzeitige Implementierung auf die SharePoint-basierte Mitarbeiterunterstützung konzentriert, erforscht das South Staffordshire College aktiv neue Wege, um die Wirkung von LearnWiseauf sein gesamtes digitales Ökosystem auszuweiten. Zu den potenziellen Anwendungsfällen, die in Betracht gezogen werden, gehören:

• Microsoft Teams-Integration für nahtlosen Zugriff im Chat
• Platzierung innerhalb von myday zur Erhöhung der Sichtbarkeit und des täglichen Nutzens
• KI-Assistent für die öffentlich zugängliche Website zur Verbesserung der Einbindung von Interessengruppen und der Gemeinschaft

Diese Möglichkeiten spiegeln das Engagement der Hochschule wider, den Support für das Personal mit skalierbaren, intelligenten Tools weiterzuentwickeln, die die Nutzer dort abholen, wo sie sind.

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