Die KI-gestützte Unterstützung des South Staffordshire College für Personalentwicklung und Wissenszugang

Neues Denken über Mitarbeiterunterstützung mit ethischer KI

Das South Staffordshire College ist eine zukunftsorientierte Einrichtung mit Sitz in Staffordshire, Großbritannien, die für ihr Engagement für die digitale Transformation in Lehre und Lernen bekannt ist. Nach dem bisherigen Erfolg beim Einsatz von KI für die Einbindung von Studenten arbeitete das College mit LearnWise zusammen, um KI zur Unterstützung der Personalentwicklung und des Wissenszugangs einzusetzen.  

Angesichts der wachsenden Bedeutung der kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung (CPD) im gesamten Vereinigten Königreich sah das College eine Möglichkeit, den Zugang von Pädagogen und Administratoren zu internem Wissen, Richtlinien und institutionellen Verfahren zu rationalisieren. Durch die Implementierung des LearnWise KI-Assistenten unterstützte das South Staffordshire College seine Mitarbeiter dabei, zeitnah Antworten auf komplexe Fragen zu erhalten, was dazu beitrug, die Effizienz zu verbessern, die administrative Belastung zu verringern und Ressourcen zu vereinheitlichen.

Die Herausforderung: Navigation durch komplexe Richtlinien und institutionelles Wissen

Für die Mitarbeiter des South Staffordshire College ist CPD nicht nur eine bewährte Methode, sondern der Schlüssel zu ihrer Kultur der kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung. Dozenten- und Verwaltungsteams bilden sich ständig weiter, verwalten Lehrplanaktualisierungen und implementieren neue Prozesse, die auf die britischen Regierungsvorschriften abgestimmt sind. Vor diesem Projekt war das institutionelle Wissen auf mehrere SharePoint-Ordner, PDF-Dokumente und Richtlinien verteilt, was es den Mitarbeitern erschwerte, schnell vertrauenswürdige Antworten zu finden.

South Staffordshire benötigte:

• Eine Möglichkeit, Mitarbeiter bei der Navigation durch Hunderte von internen Dokumenten zu unterstützen
• Zentralisierter Zugriff auf Richtlinienaktualisierungen, Best Practices für CPD und interne Leitfäden
• Ein stets verfügbarer Assistent, der abteilungsübergreifend arbeitete
• Eine skalierbare, ethische KI, die mit ihrer Digital-First-Mission übereinstimmt

Der Implementierungsprozess: LearnWise AI als mitarbeiterorientierter Wissensassistent

Anfang 2024 implementierte das South Staffordshire College LearnWise AI als einen wissensbasierten Assistenten für Mitarbeiter, der extern als B.I.T.SyBot (Best Ideas to Share Bot) bekannt ist und speziell zur Unterstützung der CPD und des institutionellen Bewusstseins entwickelt wurde. Der KI-Assistent wurde direkt in die bestehende SharePoint-Umgebung des Colleges integriert, in der sich die meisten Richtliniendokumentationen, Best-Practice-Workflows und Schulungsmaterialien befanden.

Durch die Indizierung und das Verständnis der in SharePoint gespeicherten Inhalte ermöglichte der Bot den Mitarbeitern, komplexe Fragen in natürlicher Sprache zu stellen und genaue, zeitnahe und kontextbezogene Antworten zu erhalten. Zum Beispiel:

• „Wie ist der korrekte Ablauf für die Anforderung einer Unterrichtsbeobachtung?“
• „Wo finde ich die Richtlinie für die digitale Barrierefreiheit von Studenten?“
• „Welche kontinuierliche berufliche Weiterbildung (CPD) ist in diesem Semester für Teilzeitdozenten erforderlich?“

Das bedeutete, dass die Mitarbeiter sich nicht mehr durch Ordner wühlen oder Kollegen um Informationen bitten mussten, wodurch der Bot als einheitliche Wissensplattform erhalten blieb. 

Performance-Snapshot (Januar–März 2025)

Tiefe Integration mit SharePoint für intelligentes Wissensmanagement

Der Schlüssel zum Erfolg war in diesem Fall nicht nur die KI, sondern die Integration. B.I.T.SyBot wurde so konfiguriert, dass er sich direkt mit der SharePoint-Struktur des Colleges verbindet und wichtige Bereiche wie die folgenden indiziert:

• CPD-Richtlinien und jährliche Schulungsanforderungen
• Verfahren zum Schutz von Kindern und Richtlinien zur Meldung
• Mitarbeiterhandbücher und akademische Kalender
• Dokumentation zu digitalen Lernwerkzeugen
• Standards für Barrierefreiheit und Compliance-Frameworks

Anstatt SharePoint als statischen Dokumentspeicher zu behandeln, verwandelte LearnWise es in eine dynamische, durchsuchbare und konversationelle Ressource—die jederzeit und von jedem Gerät aus zugänglich ist.

Die Mitarbeiter konnten Fragen stellen, ohne wissen zu müssen, wo ein Dokument gespeichert war, wie es hieß oder wer es geschrieben hatte. Der KI-Assistent verstand die Absicht und lieferte spezifische Antworten oder verlinkte zu dem relevanten Abschnitt innerhalb eines Dokuments.

Wichtigste Erkenntnisse und Lehren

1. Hohes Engagement für eine Einführung nur für Mitarbeiter

Die Nutzungsraten von B.I.T.SyBot waren extrem hoch, wobei die Mitarbeiter in nur 90 Tagen durchschnittlich 8,7 Konversationen pro Benutzer initiierten, was auf ein großes Interesse und einen praktischen Wert hindeutet.

Die Integration von LearnWise AI in unsere Systeme am South Staffs College verlief bemerkenswert reibungslos und effizient. Das Projekt wurde dank der außergewöhnlichen Unterstützung von LearnWise problemlos durchgeführt, was sie zu einem der besten Partner für die digitale Einführung macht, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Die KI hat unsere CPD-SharePoint-Navigation erheblich verbessert und sie für neue und erfahrene Mitarbeiter intuitiver und benutzerfreundlicher gemacht.
— Jake Owen, Digital Support Technician

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2. Shortcut-Buttons prägten bessere Gewohnheiten

Mit 93 Klicks auf Shortcut-Buttons interagierten die Mitarbeiter häufig mit strukturierten Gesprächsanfängen wie “CPD-Anforderungen”, “Schritte zum Schutz von Kindern” und “So beantragen Sie IT-Support”.

3. KI-Genauigkeit stärkte das Vertrauen der Mitarbeiter

Mit einer Lösungsrate von 96,8 % und über 80 % positivem Feedback zu den Antworten vertrauten die Mitarbeiter darauf, dass der Assistent genaue, relevante Informationen ohne Eskalation liefert.

4. Zeitersparnis in allen Abteilungen

Durch die autonome Beantwortung von Hunderten von Anfragen reduzierte B.I.T.SyBot E-Mail-Ketten und Rückrufe und gab Managern, IT-Supportteams und der Personalabteilung Zeit zurück.

Die Integration des LearnWise KI-Bots in unsere B.I.T.S CPD-Seite war ein Wendepunkt für neue und bestehende Mitarbeiter. Das Projekt war unglaublich einfach umzusetzen, dank der nahtlosen Unterstützung von LearnWise, einem der besten Partner, mit denen ich je für die digitale Einführung zusammengearbeitet habe. Der KI-Bot hat die Navigation auf unserer CPD-Seite erheblich verbessert und sie intuitiver und benutzerfreundlicher gemacht. Der Austausch von Best Practices auf dem Jisc Digifest hat die positiven Auswirkungen dieser Integration auf unser College hervorgehoben.
— Steve Wileman, Head of Digital Learning

Eine neue Ära der institutionellen Intelligenz

Das South Staffordshire College ist führend bei der Anwendung von KI über die Studentenerfahrung hinaus. Durch den Einsatz von LearnWise AI als Wissensassistent für Mitarbeiter rationalisierte das College den Informationszugang, verbesserte die berufliche Entwicklung und erschloss den vollen Wert seiner SharePoint-Wissensdatenbank.

In einer Landschaft, in der CPD und digitale Transformation von entscheidender Bedeutung sind, hat sich der B.I.T.SyBot als mehr als nur ein Chatbot erwiesen—er wurde zu einem strategischen Vorteil für den institutionellen Erfolg.

Da das College die Rolle des Assistenten um mehr Automatisierung, Analytik und Personalisierung erweitern möchte, sticht der Einsatz von KI für ethische, praktische Mitarbeiterunterstützung als Modell für weitere Bildungseinrichtungen im gesamten Vereinigten Königreich hervor.

Was kommt als Nächstes: Zukünftige Expansionsmöglichkeiten

Während sich die aktuelle Implementierung auf die SharePoint-basierte Mitarbeiterunterstützung konzentriert, erforscht das South Staffordshire College aktiv neue Wege, um die Wirkung von LearnWise in seinem gesamten digitalen Ökosystem zu erweitern. Folgende Anwendungsfälle werden derzeit in Betracht gezogen:

• Microsoft Teams-Integration für nahtlosen In-Chat-Zugriff
• Platzierung innerhalb von myday, um die Sichtbarkeit und den täglichen Nutzen zu erhöhen
• KI-Assistent für die öffentlich zugängliche Website, zur Verbesserung der Einbindung von Stakeholdern und der Community

Diese Möglichkeiten spiegeln das Engagement des Colleges wider, die Mitarbeiterunterstützung mit skalierbaren, intelligenten Tools weiterzuentwickeln, die die Benutzer dort abholen, wo sie sich befinden.

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