El apoyo impulsado por IA de South Staffordshire College para la formación del personal y el acceso a la información

Repensar el apoyo al personal con una IA ética

South Staffordshire College es una institución con visión de futuro con sede en Staffordshire, Reino Unido, conocida por su compromiso con la transformación digital en la enseñanza y el aprendizaje. Tras haber utilizado con éxito la IA para fomentar la participación de los estudiantes, la universidad trabajó con LearnWise para utilizar la IA para apoyar el desarrollo del personal y el acceso al conocimiento.

Con un énfasis creciente en todo el Reino Unido en Desarrollo profesional continuo (CPD) en la educación, la universidad vio la oportunidad de simplificar la forma en que los educadores y administradores accedían a los conocimientos, las políticas y los procedimientos institucionales internos. Al implementar el asistente de inteligencia artificial de LearnWise, South Staffordshire College ayudó a su personal a obtener respuestas oportunas a preguntas complejas, lo que ayudó a mejorar la eficiencia, reducir la carga administrativa y unificar los recursos.

El desafío: navegar por políticas complejas y conocimiento institucional

Para el personal de South Staffordshire College, el CPD no es solo una buena práctica, es clave para su cultura de desarrollo profesional continuo. Los equipos docentes y administrativos mejoran constantemente sus habilidades, gestionan las actualizaciones curriculares e implementan nuevos procesos alineados con las regulaciones gubernamentales del Reino Unido. Antes de este proyecto, el conocimiento institucional estaba disperso en varias carpetas de SharePoint, documentos PDF y guías de políticas, lo que dificultaba que el personal encontrara rápidamente respuestas confiables.

South Staffordshire necesitaba:

• Una forma de ayudar al personal a navegar por cientos de documentos internos
• Acceso centralizado a actualizaciones de políticas, mejores prácticas de CPD y guías internas
• Un asistente siempre disponible que trabajaba en todos los departamentos
• Una IA ética y escalable que se alineó con su misión de priorizar lo digital

El proceso de implementación: LearnWise AI como asistente de conocimiento orientado al personal

A principios de 2024, South Staffordshire College implementó LearnWise AI como asistente de conocimientos orientado al personal, conocido externamente como B.I.T.SyBot (Best Ideas to Share Bot), diseñado específicamente para apoyar el CPD y el conocimiento institucional. El asistente de inteligencia artificial se integró directamente con el entorno de SharePoint existente en la universidad, donde residía la mayoría de la documentación sobre políticas, los flujos de trabajo basados en las mejores prácticas y los materiales de formación.

Al indexar y comprender el contenido almacenado en SharePoint, el bot permitió al personal hacer preguntas complejas en lenguaje natural y recibir respuestas precisas, oportunas y contextuales. Por ejemplo:

• «¿Cuál es el proceso adecuado para solicitar una observación en una lección?»
• «¿Dónde puedo encontrar la política de accesibilidad digital para estudiantes?»
• «¿Qué CPD se requiere este trimestre para los profesores a tiempo parcial?»

Esto significaba que el personal ya no tenía que buscar en las carpetas ni pedir información a sus colegas, y el bot se mantenía como una plataforma de conocimiento unificada.

Instantánea de rendimiento (enero a marzo de 2025)

Integración profunda con SharePoint para una gestión inteligente del conocimiento

La clave del éxito en este caso no era solo la IA, era integración. LearnWise se configuró para conectarse directamente con la estructura de SharePoint de la universidad, indexando áreas clave como:

• Políticas de CPD y requisitos de capacitación anual
• Procedimientos de salvaguardia y directrices de presentación de informes
• Manuales para el personal y calendarios académicos
• Documentación sobre herramientas de aprendizaje digital
• Estándares de accesibilidad y marcos de cumplimiento

En lugar de tratar SharePoint como un almacén de documentos estático, LearnWise lo convirtió en un recurso dinámico, conversacional y con capacidad de búsqueda, accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

El personal podía hacer preguntas sin necesidad de saber dónde estaba almacenado un documento, cómo se llamaba o incluso quién lo escribió. El asistente de inteligencia artificial comprendió la intención y dio respuestas específicas o enlazó a la sección correspondiente de un documento.

Conclusiones clave y lecciones aprendidas

1. Alto nivel de compromiso para una implementación exclusiva para el personal

A pesar de no ser un caso práctico para estudiantes, las tasas de uso fueron extremadamente altas, ya que el personal inició una media de 8,7 conversaciones por usuario en solo 90 días, lo que indica un gran interés y valor práctico.

La integración de Learnwise AI en nuestros sistemas en South Staffs College ha sido notablemente fluida y eficiente. El proyecto se llevó a cabo con facilidad, gracias al excepcional apoyo de Learnwise, lo que los convirtió en uno de los mejores socios para la adopción digital con los que he trabajado. La IA ha mejorado considerablemente nuestra navegación por SharePoint en el CPD, haciéndola más intuitiva y fácil de usar tanto para el personal nuevo como para el experimentado.
— Jake Owen, técnico de soporte digital

2. Los botones de acceso directo dieron forma a mejores hábitos

Con 93 clics en los botones de acceso directo, el personal interactuó con frecuencia con temas estructurados para iniciar conversaciones, como «requisitos de CPD», «Medidas de protección» y «Cómo solicitar soporte de TI».

3. La precisión de la IA aumentó la confianza del personal

Con una tasa de resolución del 96,8% y más del 80% de comentarios positivos sobre las respuestas, el personal confió en que el asistente proporcionaría información precisa y relevante sin escalamiento.

4. Tiempo ahorrado en todos los departamentos

Al resolver cientos de consultas de forma autónoma, LearnWise redujo las cadenas de correo electrónico y las llamadas de seguimiento, lo que permitió recuperar tiempo a los gerentes, los equipos de soporte de TI y los recursos humanos.

La integración del LearnWise AI Bot en nuestro sitio BITS CPD ha supuesto un punto de inflexión tanto para el personal nuevo como para el existente. El proyecto fue increíblemente fácil de ejecutar, gracias al soporte ininterrumpido de LearnWise, uno de los mejores socios con los que he trabajado para la adopción digital. El AI Bot ha mejorado significativamente la navegación en nuestro sitio de CPD, haciéndolo más intuitivo y fácil de usar. Compartir las mejores prácticas en Jisc Digifest ha puesto de relieve el impacto positivo que esta integración ha tenido en nuestra universidad.
— Steve Wileman, director de aprendizaje digital

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Una nueva era de inteligencia institucional

South Staffordshire College está liderando la aplicación de la IA más allá de la experiencia de los estudiantes. Al utilizar la IA de LearnWise como asistente de conocimiento para el personal, la universidad simplificó el acceso a la información, mejoró el desarrollo profesional y desbloqueó todo el valor de su base de conocimientos de SharePoint.

En un entorno en el que la CPD y la transformación digital son fundamentales, la IA de LearnWise demostró ser más que un chatbot: se convirtió en un activo estratégico para el éxito institucional.

A medida que la universidad busca ampliar la función del asistente para incluir más automatización, análisis y personalización, el uso de la IA para brindar un apoyo ético y práctico al personal se destaca como modelo para las instituciones de educación superior de todo el Reino Unido.

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