Le soutien basé sur l'IA du South Staffordshire College pour le développement du personnel et l'accès aux connaissances

Repenser le soutien au personnel grâce à une IA éthique

Le South Staffordshire College est une institution avant-gardiste basée dans le Staffordshire, au Royaume-Uni, connue pour son engagement en faveur de la transformation numérique de l'enseignement et de l'apprentissage. Ayant déjà utilisé avec succès l'IA pour l'engagement des étudiants, le collège a travaillé avec LearnWise pour utiliser l'IA pour soutenir le développement du personnel et l'accès aux connaissances.

En mettant de plus en plus l'accent à travers le Royaume-Uni sur Développement professionnel continu (CPD) dans le domaine de l'éducation, le collège a vu l'occasion de rationaliser la façon dont les éducateurs et les administrateurs accédaient aux connaissances internes, aux politiques et aux procédures institutionnelles. En mettant en œuvre l'assistant LearnWise AI, le South Staffordshire College a aidé son personnel à obtenir des réponses rapides à des questions complexes, ce qui a contribué à améliorer l'efficacité, à réduire la charge administrative et à unifier les ressources.

Le défi : gérer des politiques complexes et des connaissances institutionnelles

Pour le personnel du South Staffordshire College, le CPD n'est pas seulement une bonne pratique, c'est la clé de leur culture de développement professionnel continu. Le corps professoral et les équipes administratives améliorent constamment leurs compétences, gèrent les mises à jour des programmes et mettent en œuvre de nouveaux processus conformes aux réglementations gouvernementales britanniques. Avant ce projet, les connaissances institutionnelles étaient dispersées dans plusieurs dossiers SharePoint, documents PDF et guides de politiques, ce qui empêchait le personnel de trouver rapidement des réponses fiables.

Le South Staffordshire avait besoin de :

• Un moyen d'aider le personnel à naviguer dans des centaines de documents internes
• Accès centralisé aux mises à jour des politiques, aux meilleures pratiques de formation continue et aux guides internes
• Un assistant toujours disponible qui a travaillé dans tous les départements
• Une IA évolutive et éthique qui s'inscrit dans leur mission axée sur le numérique

Le parcours de mise en œuvre : LearnWise AI en tant qu'assistant de connaissances destiné au personnel

Début 2024, le South Staffordshire College a déployé LearnWise AI en tant que assistant de connaissances en contact direct avec le personnel, connu en externe sous le nom de B.I.T.syBot (Best Ideas to Share Bot), spécialement conçu pour soutenir le CPD et la sensibilisation institutionnelle. L'assistant d'IA s'est intégré directement à l'environnement SharePoint existant du collège, où se trouvaient la plupart des documents politiques, des flux de travail sur les meilleures pratiques et des supports de formation.

En indexant et en comprenant le contenu stocké dans SharePoint, le bot a permis au personnel de poser des questions complexes en langage naturel et de recevoir des réponses précises, opportunes et contextuelles. Par exemple :

• « Quelle est la procédure appropriée pour demander une observation de cours ? »
• « Où puis-je trouver la politique d'accessibilité numérique pour les étudiants ? »
• « Quel programme de formation continue est requis ce trimestre pour les professeurs à temps partiel ? »

Le personnel n'avait donc plus besoin de fouiller dans des dossiers ou de demander des informations à des collègues, le bot restant ainsi une plateforme de connaissances unifiée.

Aperçu des performances (janvier-mars 2025)

Intégration approfondie avec SharePoint pour une gestion intelligente des connaissances

Dans ce cas, la clé du succès n'était pas seulement l'IA, c'était intégration. LearnWise a été configuré pour se connecter directement à la structure SharePoint du Collège, en indexant des domaines clés tels que :

• Politiques de formation continue et exigences annuelles en matière de formation
• Procédures de sauvegarde et directives en matière de rapports
• Manuels pour le personnel et calendriers académiques
• Documentation sur les outils d'apprentissage numériques
• Normes d'accessibilité et cadres de conformité

Au lieu de traiter SharePoint comme une banque de documents statique, LearnWise en a fait une ressource dynamique, consultable et conversationnelle, accessible à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

Le personnel pouvait poser des questions sans avoir besoin de savoir où un document était stocké, comment il s'appelait ou même qui en était l'auteur. L'assistant IA a compris l'intention et a fourni des réponses spécifiques ou a créé un lien vers la section pertinente d'un document.

Principales conclusions et leçons apprises

1. Engagement élevé pour un déploiement réservé au personnel

Bien qu'il s'agisse d'un cas d'utilisation non destiné aux étudiants, les taux d'utilisation étaient extrêmement élevés, le personnel ayant entamé en moyenne 8,7 conversations par utilisateur en seulement 90 jours, ce qui témoigne d'un intérêt élevé et d'une valeur pratique élevée.

L'intégration de Learnwise AI dans nos systèmes au South Staffs College s'est déroulée de manière remarquablement fluide et efficace. Le projet a été réalisé en toute simplicité, grâce au soutien exceptionnel de Learnwise, qui en fait l'un des meilleurs partenaires pour l'adoption du numérique avec lesquels j'ai jamais travaillé. L'IA a considérablement amélioré la navigation de notre CPD SharePoint, la rendant plus intuitive et conviviale pour les nouveaux employés et les plus expérimentés.
— Jake Owen, technicien du support numérique

2. Les boutons de raccourci ont façonné de meilleures habitudes

En cliquant 93 fois sur des boutons de raccourci, le personnel a participé fréquemment à des sujets de conversation structurés tels que « Exigences en matière de formation continue », « Étapes de sauvegarde » et « Comment demander une assistance informatique ».

3. La précision de l'IA a renforcé la confiance du personnel

Avec un taux de résolution de 96,8 % et plus de 80 % de commentaires positifs sur les réponses, le personnel a fait confiance à l'assistant pour fournir des informations précises et pertinentes sans escalade.

4. Gain de temps dans tous les services

En résolvant des centaines de demandes de manière autonome, LearnWise a réduit les chaînes d'e-mails et les appels de suivi, permettant ainsi aux responsables, aux équipes de support informatique et aux ressources humaines de gagner du temps.

L'intégration du robot IA LearnWise dans notre site BITS CPD a changé la donne pour le personnel nouveau et existant. Le projet a été incroyablement facile à réaliser, grâce au soutien sans faille de LearnWise, l'un des meilleurs partenaires avec lesquels j'ai jamais travaillé pour l'adoption du numérique. L'AI Bot a considérablement amélioré la navigation sur notre site CPD, le rendant plus intuitif et convivial. Le partage des meilleures pratiques lors du Jisc Digifest a mis en évidence l'impact positif de cette intégration sur notre collège.
— Steve Wileman, responsable de l'apprentissage numérique

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Une nouvelle ère d'intelligence institutionnelle

Le South Staffordshire College ouvre la voie à l'application de l'IA au-delà de l'expérience étudiante. En utilisant LearnWise AI comme assistant de connaissances pour le personnel, le Collège a rationalisé l'accès à l'information, amélioré le développement professionnel et exploité toute la valeur de sa base de connaissances SharePoint.

Dans un contexte où le développement continu et la transformation numérique sont essentiels, LearnWise AI s'est révélée être bien plus qu'un simple chatbot : elle est devenue un atout stratégique pour la réussite des institutions.

Alors que le Collège cherche à élargir le rôle de l'assistant pour inclure davantage d'automatisation, d'analyse et de personnalisation, son utilisation de l'IA pour un soutien éthique et pratique au personnel constitue un modèle pour les établissements d'enseignement supérieur du Royaume-Uni.

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