Le South Staffordshire College soutient le développement du personnel et l'accès aux connaissances grâce à l'IA

Repenser le soutien au personnel grâce à l'IA éthique

South Staffordshire College est une institution avant-gardiste basée à Staffordshire, au Royaume-Uni, connue pour son engagement en faveur de la transformation numérique de l'enseignement et de l'apprentissage. Ayant déjà réussi à utiliser l'IA pour l'engagement des étudiants, le collège a travaillé avec LearnWise pour utiliser l'IA afin de soutenir le développement du personnel et l'accès aux connaissances.  

Le Royaume-Uni mettant de plus en plus l'accent sur le développement professionnel continu (DPC) dans l'éducation, le collège a vu une opportunité de rationaliser la façon dont les éducateurs et les administrateurs accédaient aux connaissances internes, aux politiques et aux procédures institutionnelles. En mettant en œuvre l'assistant IA LearnWise , le South Staffordshire College a aidé son personnel à obtenir des réponses rapides à des questions complexes, ce qui a permis d'améliorer l'efficacité, de réduire la charge administrative et d'unifier les ressources.

Le défi : naviguer entre des politiques complexes et des connaissances institutionnelles

Pour le personnel du South Staffordshire College, le DPC n'est pas seulement une bonne pratique, c'est la clé de leur culture de développement professionnel continu. Le corps enseignant et les équipes administratives sont constamment en train de se perfectionner, de gérer les mises à jour des programmes d'études et de mettre en œuvre de nouveaux processus alignés sur les réglementations du gouvernement britannique. Avant ce projet, les connaissances institutionnelles étaient dispersées dans de nombreux dossiers SharePoint, documents PDF et guides politiques, ce qui empêchait le personnel de trouver rapidement des réponses fiables.

South Staffordshire nécessaire :

• Un moyen d'aider le personnel à naviguer dans des centaines de documents internes
• Accès centralisé aux mises à jour des politiques, aux meilleures pratiques de la DPC et aux guides internes
• Un assistant toujours disponible qui travaille dans tous les services
• Une IA évolutive et éthique qui s'aligne sur leur mission "digital-first".

Le parcours de la mise en œuvre : LearnWise AI en tant qu'assistant de connaissances pour le personnel

Au début de l'année 2024, le South Staffordshire College a déployé LearnWise AI en tant qu'assistant de connaissances destiné au personnel, connu en externe sous le nom de B.I.T.SyBot (Best Ideas to Share Bot), spécialement conçu pour soutenir le développement professionnel continu et la sensibilisation institutionnelle. L'assistant AI s'est intégré directement à l'environnement SharePoint existant du collège, où se trouvent la plupart des documents de politique, les flux de travail des meilleures pratiques et les supports de formation.

En indexant et en comprenant le contenu stocké dans SharePoint, le bot a permis au personnel de poser des questions complexes en langage naturel et de recevoir des réponses précises, opportunes et contextuelles. En voici un exemple :

• "Quelle est la procédure à suivre pour demander une observation de cours ?
• "Où puis-je trouver la politique d'accessibilité numérique pour les étudiants ?
• "Quels sont les besoins en matière de DPC pour les enseignants à temps partiel ?

Le personnel n'a donc plus besoin de fouiller dans les dossiers ou de demander des informations à ses collègues, le bot restant une plateforme de connaissances unifiée. 

Aperçu des performances (janvier-mars 2025)

Intégration profonde avec SharePoint pour une gestion intelligente des connaissances

La clé du succès dans ce cas n'était pas seulement l'IA, c'était l'intégration. B.I.T.SyBot a été configuré pour se connecter directement à la structure SharePoint du collège, indexant des domaines clés tels que :

• Politiques de DPC et exigences en matière de formation annuelle
• Procédures de sauvegarde et lignes directrices en matière de signalement
• Manuels du personnel et calendriers académiques
• Documentation sur les outils d'apprentissage numérique
• Normes d'accessibilité et cadres de conformité

Au lieu de traiter SharePoint comme un magasin de documents statiques, LearnWise l'a transformé en une ressource dynamique, consultable et conversationnelle, accessible à tout moment, à partir de n'importe quel appareil.

Le personnel pouvait poser des questions sans avoir besoin de savoir où un document était stocké, quel en était le titre ou même qui l'avait rédigé. L'assistant IA comprenait l'intention et fournissait des réponses spécifiques ou renvoyait à la section pertinente d'un document.

Principales conclusions et leçons tirées

1. Une forte mobilisation pour un déploiement réservé au personnel

Les taux d'utilisation de B.I.T.SyBot ont été extrêmement élevés, le personnel ayant entamé une moyenne de 8,7 conversations par utilisateur en seulement 90 jours, ce qui témoigne d'un grand intérêt et d'une valeur pratique.

L'intégration de Learnwise AI dans nos systèmes au South Staffs College a été remarquablement fluide et efficace. Le projet a été mené à bien avec facilité, grâce au soutien exceptionnel de Learnwise, ce qui en fait l'un des meilleurs partenaires en matière d'adoption numérique avec lequel j'ai jamais travaillé. L'IA a considérablement amélioré la navigation de notre sharepoint CPD, le rendant plus intuitif et convivial pour les nouveaux employés comme pour les plus expérimentés.
- Jake Owen, technicien de soutien numérique

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2. Les boutons de raccourci ont façonné de meilleures habitudes

Avec 93 clics de bouton de raccourci, le personnel s'est engagé fréquemment avec des amorces de conversation structurées telles que "Les exigences du DPC", "Les étapes de la sauvegarde" et "Comment demander une assistance informatique".

3. La précision de l'IA a renforcé la confiance du personnel

Avec un taux de résolution de 96,8 % et plus de 80 % de feedback positifs sur les réponses, le personnel a fait confiance à l'assistant pour fournir des informations précises et pertinentes sans escalade.

4. Gain de temps pour les différents services

En résolvant des centaines de demandes de manière autonome, B.I.T.SyBot a réduit les chaînes d'e-mails et les appels de suivi, ce qui a permis de redonner du temps aux responsables, aux équipes d'assistance informatique et aux RH.

L'intégration de LearnWise AI Bot dans notre site B.I.T.S CPD a changé la donne pour les nouveaux employés comme pour les anciens. Le projet a été incroyablement facile à réaliser, grâce au soutien sans faille de LearnWise, l'un des meilleurs partenaires avec lesquels j'ai jamais travaillé pour l'adoption du numérique. L'assistant IA a considérablement amélioré la navigation sur notre site CPD, le rendant plus intuitif et convivial. Le partage des meilleures pratiques lors du Jisc Digifest a mis en évidence l'impact positif de cette intégration sur notre établissement.
- Steve Wileman, responsable de l'apprentissage numérique

Une nouvelle ère pour l'intelligence institutionnelle

Le South Staffordshire College montre la voie en appliquant l'IA au-delà de l'expérience des étudiants. En utilisant LearnWise AI comme assistant de connaissance pour le personnel, le collège a rationalisé l'accès à l'information, amélioré le développement professionnel et libéré toute la valeur de sa base de connaissances SharePoint.

Dans un paysage où le DPC et la transformation numérique sont essentiels à la mission, le B.I.T.SyBot s'est avéré être plus qu'un assistant IAest devenu un atout stratégique pour la réussite institutionnelle.

Alors que le collège cherche à étendre le rôle de l'assistant pour y inclure davantage d'automatisation, d'analyse et de personnalisation, son utilisation de l'IA pour un soutien éthique et pratique du personnel se distingue comme un modèle pour les établissements d'enseignement postobligatoire du Royaume-Uni.

Prochaines étapes : Possibilités d'expansion future

Bien que la mise en œuvre actuelle se concentre sur l'aide au personnel basée sur SharePoint, le South Staffordshire College explore activement de nouvelles façons d'étendre l'impact de LearnWiseà l'ensemble de son écosystème numérique. Les cas d'utilisation potentiels envisagés sont les suivants

• Intégration de Microsoft Teams pour un accès transparent au chat
• Placement au sein de myday pour augmenter la visibilité et l'utilité quotidienne
• Assistant IA pour le site web destiné au public, améliorant l'engagement des parties prenantes et de la communauté

Ces possibilités reflètent l'engagement du collège à faire évoluer l'assistance au personnel avec des outils évolutifs et intelligents qui répondent aux besoins des utilisateurs là où ils se trouvent.

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