Saxion University utiliza IA para optimizar el cambio de LMS y el servicio al estudiante

Antecedentes

La Universidad de Ciencias Aplicadas de Saxion, una de las instituciones líderes en los Países Bajos con aproximadamente 27.000 estudiantes, se enfrentó a un reto importante en 2023. La universidad se estaba preparando para migrar de Blackboard a D2L Brightspace como su nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) en septiembre de 2024. Este cambio enorme y complejo, aunque prometía mejorar la experiencia educativa, también generaba preocupación por el incremento en las demandas de soporte tanto de estudiante como de docentes que debían adaptarse a la nueva plataforma.

El desafío

Ruud Koopmans, administrador de LMS en Saxion, expresó su preocupación: "Con una transición de esta magnitud, anticipábamos un aumento considerable en las solicitudes de soporte. Necesitábamos una solución que no solo pudiera gestionar este incremento, sino que también ofreciera asistencia continua a toda la comunidad."

La solución

La Universidad Saxion recurrió a LearnWise para encontrar una solución innovadora. Al ser una herramienta de IA ya integrada en Brightspace, el proceso de implementación fue fluido, lo que facilitó el inicio del nuevo entorno de educación digital.

LearnWise ofreció un asistente virtual con inteligencia artificial que podía personalizarse según las necesidades específicas de Saxion. A medida que la institución migraba de Blackboard a Brightspace, LearnWise se incorporó y habilitó la función "AI Suggested Questions", una característica que ayuda a los estudiantes a usar la herramienta sugiriendo preguntas frecuentes y específicas del contexto para que empiecen a interactuar. Por ejemplo: preguntas relacionadas con las tareas en la página principal, avisos específicos para plazos relevantes, etc.

Características clave implementadas:

1. Asistente de IA personalizado: Saxion renombró el asistente predeterminado "Aiden" a "Bright", alineándolo con su nuevo LMS Brightspace, personalizando el ícono y los colores de la marca.
2. Base de conocimiento integral: LearnWise integró la documentación existente de ScreenSteps de Saxion con los materiales de soporte de D2L Brightspace, creando una base de conocimiento sólida.
3. Presencia multiplataforma: "Bright" se implementó en varias plataformas, incluyendo D2L Brightspace.
4. Integración fluida con el sistema de tickets: La integración de LearnWise con TopDesk, el sistema de tickets de Saxion, permite la escalada sin problemas de consultas complejas.
5. Funciones preparadas para el futuro: Se han puesto en marcha planes para incorporar listas de reproducción de vídeos de YouTube para ofrecer orientación adicional.

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Resultados en cifras

• Carga de soporte reducida: Tras su implementación, LearnWise alcanzó una tasa de resolución por IA del 96,7% reduciendo significativamente la carga del personal. Hasta la fecha, más de 1.800 usuarios únicos han interactuado con LearnWise, proporcionando más de 3.400 respuestas.
• Disponibilidad 24/7: Estudiantes y personal ahora tienen acceso al soporte en todo momento, mejorando la experiencia general del usuaio. De 2.391 conversaciones, solo 78 fueron escaladas al personal de soporte.
• Transición optimizada: El asistente de IA desempeñó un papel crucial en facilitar la transición de Blackboard a Brightspace.

Mirando hacia el futuro

Ruud Koopmans compartió su optimismo: "La solución de LearnWise no se trata solo de gestionar nuestra transcición inmediata. Nos está preparando para el éxito a largo plazo en la prestación de un soporte eficiente e inteligente a toda nuestra comunidad universitaria".

La colaboración de Saixon University con LearnWise demuestra cómo las soluciones EdTech innovadoras pueden abordar desafíos complejos en la educación superior. A medida que las universidades de todo el mundo afrontan transiciones digitales y crecientes demandas de soporte, el enfoque de Saixon sirve como un modelo convincente de cómo aprovechar la IA para mejorar las experiencias educativas y la eficiencia operativa.